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Rotina na maioria das empresas, o SPED Fiscal é uma das mais detalhadas obrigações fiscais que a contabilidade precisa entregar ao governo brasileiro. Facilitando as declarações ao Fisco, sua elaboração envolve uma série de registros de movimentações, valores monetários, estoques e demais informações importantes das empresas.
Para te ajudar a entender como o SPED Fiscal funciona, elaboramos este guia especial com todas as informações dele – bem como suas vantagens, seus principais erros e o prazo final para declaração. Acompanhe a leitura e fique em dia com o SPED!
O que é SPED Fiscal?
O SPED Fiscal é o processo de escrituração digital da Receita Federal – este documento também pode ser chamado de EFD (Escrituração Fiscal Digital). Com o SPED, órgãos fazendários estaduais e a Receita Federal recebem de seus contribuintes todos os documentos e informações essenciais para averiguar o ICMS e o IPI.
Proposto pela Lei 9.989/2000, o SPED tem sua origem na modernização da gestão aduaneira e tributária. No entanto, apenas em 2007 ele foi oficializado juntamente ao PAC (Programa de Aceleração do Crescimento), por meio do Decreto 6022/2007.
Através do SPED, as empresas otimizam e simplificam a entrega da documentação necessária ao Fisco e reduzem a burocracia que este tipo de demanda precisa – porque, uma vez que ele é feito de forma digital, não é mais necessário ter que lidar com documentos impressos. Para auxiliar ainda mais na geração destes registros, as empresas ainda podem contar com a tecnologia um software ERP para agilizar o SPED.
Com a padronização dessas obrigações fiscais, atualmente temos diferentes tipos de entregas e SPEDs, sendo:
- SPED Fiscal ICMS/IPI (EFD);
- SPED Contábil (ECD);
- SPED Contribuições (EFD);
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF);
- EFD-Reinf;
- E-Social;
- E-Financeira;
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Central de Balanços;
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Vantagens do SPED Fiscal para empresas
Ao gerar o SPED Fiscal, são muitas as vantagens que as empresas podem obter. Além de otimizar a prestação de contas sobre as movimentações internas e externas, o SPED também auxilia na redução de inconsistências nas declarações de Imposto de Renda.
Para facilitar, vamos falar sobre as principais vantagens.
Redução de custos
Como já mencionamos anteriormente, o SPED Fiscal faz com que todo o processo de sua geração seja feito de forma digital. Desta forma, os recursos gastos com impressão de documentos, deslocamentos e armazenagem obrigatória das pastas são reduzidos.
Além disso, também há redução no número de colaboradores necessários para realizar a declaração deste tributo.
Agilidade na emissão
Uma vez que o processo passa a ser digital, não é necessário buscar informações da Receita Federal para se inteirar de todos os documentos necessários para gerar a declaração e, depois de gerar, entregar a pasta de documentos impressos e esperar a validação da mesma.
Hoje, normalmente, este processo todo pode ser realizado em duas horas – desde baixar o arquivo do SPED, preenchê-lo conforme as orientações e enviá-lo ao PVA.
Praticidade e aumento da produtividade
Com o SPED, a otimização da sua rotina vai além da entrega da declaração. Os colaboradores passam a ter um aumento significativo na sua produtividade e podem trabalhar de forma integrada e organizada na geração deste documento.
Além disso, a integração de informações faz com que os riscos de inconsistências nos dados sejam reduzidos e, consequentemente, as empresas diminuem as chances de sofrerem com multas e sanções.
Como funciona o SPED Fiscal?
Para gerar o SPED Fiscal, as empresas produzem mensalmente um documento digital que contém informações importantes para o Fisco e a Receita Federal – e essas informações envolvem a escrituração de documentos fiscais, registros de apuração de impostos, recursos e demais dados sobre operações e prestações praticadas.
Uma vez produzidos, esses arquivos digitais são enviados ao PVA (Programa Validador e Assinador), que é fornecido pelo próprio SPED. No PVA, os arquivos são assinados através de uma certificação A1 ou A3, emitida por uma empresa credenciada.
Quando a empresa entrega o SPED Fiscal, ela realiza a escrituração dos livros abaixo:
I – Livro Registro de Entradas;
II – Livro Registro de Saídas;
III – Livro Registro de Inventário;
IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
VI – Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
É importante lembrar que o Bloco K (Registro de Controle da Produção e do Estoque) é um dos livros de registro digital que deve ser declarado na geração do SPED Fiscal.
Principais erros no SPED Fiscal
Embora o SPED Fiscal seja uma ferramenta criada para facilitar a rotina tributária das empresas, muitas pessoas consideram sua elaboração complexa e acabam cometendo erros. Alguns dos erros mais comuns são:
O contador cadastrado no sistema não é responsável pelo período da apuração;
Os regimes de apuração de PIS/Cofins não estão ajustados nas configurações da empresa;
O código do IBGE não foi informado;
O CST (Código de Situação Tributária) possui erros;
Os campos obrigatórios não são informados;
Os números das notas dos campos “chave de acesso” e “número da nota de entrada” estão diferentes;
Os registros de PIS e Cofins não estão configurados nos afretamentos.
Para evitar estes e outros erros, há algumas atitudes preventivas que devem ser adotadas pelas empresas. Primeiramente, é necessário investir em treinamentos e materiais informativos para os colaboradores.
Depois, é preciso definir processos internos para o preenchimento e verificação de informações tributárias da empresa para que tudo esteja de acordo com os padrões exigidos pelo governo. A integração de registros contábeis e fiscais deve ocorrer para que as informações estejam sempre juntas – e isso também auxilia no processo de revisão dos documentos, evitando inconsistências ou falhas nas declarações.
